Principais erros de fluxo de caixa que sua empresa não pode cometer

Toda empresa depende da organização para ser bem-sucedida. O controle financeiro é um dos pontos fundamentais para que se possa prosperar nos negócios e, principalmente, não entrar em dívidas que podem acabar quebrando a empresa. Porém, muitos ainda cometem erros de fluxo de caixa que podem acabar tornando todo esse controle inefetivo.

O fluxo de caixa é um instrumento de controle financeiro que tem como objetivo registrar todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa. Esse controle é feito para poder manter um registro dos gastos e ganhos, mas ainda mais importante, é através desses dados que é possível se preparar para o futuro e tomar importantes decisões sobre o negócio.

Os principais erros de fluxo de caixa

Como é de se imaginar, uma falha no registro do fluxo de caixa pode representar um grande risco para a sua empresa independentemente do tamanho. Existem diferentes erros de fluxo de caixa que a sua empresa nunca deve cometer.

1- Desorganização é um dos maiores erros de fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma importante ferramenta de organização, por isso, não dá para administrar esses dados de forma desorganizada. Existem diferentes maneiras de manter um controle do fluxo de caixa, todas elas possuem vantagens e desvantagens, mas todas precisam de disciplina e estruturação.

É importante que o registro do fluxo de caixa tenha colunas e linhas bem definidas, valores escritos de forma correta e que tudo tenha um entendimento satisfatório. As ferramentas de organização devem sempre te ajudar e não te prejudicar.

Também é fundamental ser o mais preciso possível quando estiver organizando o fluxo de caixa. Esse tipo de dado não deve apenas registrar a entrada e a saída de dinheiro de forma simples, também é preciso especificar da onde vem o dinheiro e para onde e como ele sai do caixa.

2- Falta de atualizações diárias

Você sabe quando o fluxo de caixa deve ser atualizado com os novos valores de entrada e saída? A resposta é todo dia!

Alguns organizadores deixam para atualizar esses dados mensalmente ou uma vez por semana. Porém, ao fazer isso, você perde importantes informações que poderiam ajudar a tomar decisões no curto prazo.

Lembre-se que o fluxo de caixa vai muito além de simplesmente ajudar a ver o quanto a empresa lucrou e o quanto ela gastou. A ferramenta cria estatísticas para te ajudar no futuro e prever os próximos movimentos do negócio.

A falta de informações dos últimos três dias ou até em um período mais curto, pode prejudicar a empresa na hora de reabastecer o estoque ou até lidar com gastos imprevistos.

A falta de atualizações diárias é um dos erros de fluxo de caixa mais comuns que são cometidos pelas empresas de todos os tipos e classificações.

3- Não categorizar de forma específica os seus lançamentos

Toda entrada e saída de valores precisa ser informada com bastante detalhe e sempre com categorias bem específicas. Isso quer dizer que as entradas de dinheiro precisam ser distinguidas por suas fontes de origem, para ajudar a empresa a determinar os ganhos futuros.

Da mesma forma, as saídas precisam ter o mesmo tipo de acompanhamento. É preciso esclarecer não apenas os gastos previstos e imprevistos, mas quais são os gastos com funcionários, com impostos, com pró-labore e qualquer outro tipo de movimentação.

Com uma categorização completa, é possível identificar onde o dinheiro está indo e de onde ele vem. Esses dados serão imprescindíveis na hora de determinar estratégias para melhorar o controle financeiro, por isso, quanto mais detalhes em cada informação melhor.

4- Não apostar nas novas tecnologias é um dos grandes erros de fluxo de caixa

Recentemente tudo vem se tornando digital e conectado e isso não é diferente com os livros-registros. Enquanto era comum o controle de fluxo de caixa ser feito através de anotações em cadernos e agendas, hoje em dia esse sistema já é totalmente ineficaz.

Com os recursos de informática é muito fácil criar planilhas que podem facilmente ser transformadas em gráficos e tabelas interativas para facilitar a visualização da entrada e saída de dinheiro e traçar as estratégias da empresa.

Programas como o próprio Excel, super conhecido dos administradores, são excelentes para realizar esse tipo de atividade. Mas é possível conseguir ainda mais detalhes através de softwares desenvolvidos especificamente para esses dados.

Melhor ainda, na era dos apps e dos smartphones, esse tipo de controle pode estar na sua mão o tempo todo!

5- O cuidado com os valores parcelados é fundamental

Receber um pagamento parcelado quer dizer que você receberá o valor em prestações futuras. Por isso, o valor dessa compra só pode entrar no fluxo de caixa quando cada parcela for devidamente efetivada.

Isso deve acontecer para que não haja confusão na hora de determinar qual é a verdadeira liquidez da empresa e o quanto ela realmente pode gastar. É importante não contar com o dinheiro que ainda não entrou, até mesmo porque os imprevistos sempre acontecem, assim como atrasos de pagamentos.

6- Misturar as finanças pessoais com a da empresa

Esse é um dos erros de fluxo de caixa mais comuns nas pequenas em médias empresas, principalmente aquelas que estão começando. Essa é uma regra de ouro quando estamos lidando com o fluxo de caixa: as finanças pessoais nunca devem afetar as finanças da empresa.

O empresário nunca deve utilizar as contas do negócio para utilizar pagamentos de despesas pessoais. Isso atrapalha consideravelmente a forma de administrar a sua empresa e pode ser um problema gravíssimo.

7- Não utilizar o fluxo de caixa como fator de decisão

Como dá para notar, existem vários erros de fluxo de caixa que prejudicam uma empresa, porém, o pior deles é não utilizar esses dados para tomar as decisões para o futuro da sua companhia.

Tenha em mente que o fluxo de caixa permite que você compreenda, com detalhes, como funcionam as movimentações financeiras da gestão e facilita a descoberta de problemas, de imprecisões nas contas e até mesmo de fraudes.

O fluxo de caixa também ajuda a ter uma visão do futuro financeiro da empresa, oferecendo dados para determinar como estarão as contas e quais as melhores decisões para o presente, para o curto e para o médio prazo.

Por isso, sempre utilize essa importante ferramenta e não cometa esses erros de fluxo de caixa.